Kada me netko pozove da mu budem predavač na konferenciji, obično od mene prvo dobije listu pitanja koja mi pomažu da se bolje pripremim za predavanje. Ta pitanja prvo izazovu paniku i strah kod organizatora, ali ubrzo shvate da im pitanja mogu pomoći da se i sami kvalitetnije pripreme za organizaciju konferencije.
Zašto mi je bitno znati kako je organiziran prijevoz do dvorane?
Većina predavača ne živi u gradu u kojem se održava konferencija, pa je jasno da im treba jednostavna i pouzdana logistika za dolazak od hotela do dvorane. Ako je dvorana u istom objektu kao i smještaj, priča je gotova, jer tu nema brige, nema stresa. Ako je pak udaljena nekoliko minuta hoda, opet je sve prilično jednostavno, jer će svaki predavač rado prošetati nekim novim ili poznatim gradom, osim ako nije kiša. No, kad treba sjesti u auto, taksi ili minibus, onda organizacija prijevoza postaje važan detalj u iskustvu svakog predavača.
Kada predavači dolaze vlastitim prijevozom
Neki predavači dolaze svojim automobilom, što je i kod mene najčešći slučaj, pa organizatorima na prvu može izgledati da takav prijevoz nije problem. No, što ako je smještaj udaljen od konferencijske dvorane, koja se nalazi u centru grada gdje je parkiranje skupo ili gotovo nemoguće? U takvim slučajevima predavač će radije ostaviti auto u hotelskoj garaži i osloniti se na organizirani prijevoz do dvorane.
Kada je prijevoz “u paketu”
Strani predavači najčešće dolaze na konferenciju avionom ili vlakom, prema dogovoru s organizatorom. Ako već netko dolazi organiziranim putem, onda očekuje da će i kasnija vožnja od hotela do dvorane biti dio “paketa prijevoza”. Ne samo zato što je praktično, nego zato što se time pokazuje pažnja organizatora i posvećenost detaljima, a već samom tom vožnjom započinje dobrodošlica.
Minibus, taxi ili… promjena hotela
Najlakše je kad se sve rješava hodom od desetak minuta. Zato pametni organizatori ponekad odustanu od jeftinijeg hotela i odaberu skuplji, ali bliži, jer kad zbroje trošak prijevoza svih predavača tijekom nekoliko dana, skuplji hotel ispadne jeftiniji.
Sjećam se jedne konferencije gdje sam na vrijeme upozorio organizatore na tu računicu. Na kraju su odustali od hotela koji su prvotno planirali i odabrali bliži, luksuzniji hotel. Kada su sve stavili na papir, prijevoz svih predavača od hotela do dvorane, kroz nekoliko dana, usred gužvi i radnog dana u glavnom gradu, ispao bi skuplji od same razlike u cijeni smještaja. Na kraju su svi bili sretniji: predavači jer su imali hotel na par minuta šetnje, a organizatori jer su izbjegli stres i nepotrebne troškove. Ne moram spomenuti da su inicijalno planirali da predavači koriste javni prijevoz, što kod predavača ne bi baš naišlo na odobravanje.
Ako je dvorana ipak više (desetaka kilometara) udaljena od hotela u kojem su smješteni predavači, onda je organizirani minibus često najbolje rješenje. Predavači tada ne samo da stižu na vrijeme, nego se i međusobno upoznaju, druže i pripremaju za nastup. Takva zajednička vožnja često zna biti uvod u nova prijateljstva i suradnje. Na jednom izdanju konferencije AllWeb u Sjevernoj Makedoniji, svi su predavači bili prvo smješteni u hotelu u Skopju, da bismo zatim sljedeće jutro svi sjeli u minibus i u dobrom se društvu dovezli u nacionalni park Mavrovo, gdje se pak održavala konferencija i gdje smo imali organiziran smještaj tijekom trajanja konferencije.
Što treba znati organizator?
- Ako je dvorana u drugoj zgradi, udaljenoj više od 15 minuta hoda, organizirajte prijevoz za predavače.
- Ako koristite taxi, dogovorite unaprijed termin i pokrijte trošak.
- Ako je minibus, neka bude udoban i pravovremen, jer predavači žele doći na vrijeme i u miru.
- Ako dvorana nije blizu, osigurajte garderobu, jer nitko ne želi na pozornicu izaći u istoj izgužvanoj odjeći u kojoj je proveo pola sata ili više vozeći se.
Zaključak
Prijevoz od hotela do konferencijske dvorane nije samo logistički detalj, on oblikuje cijelo iskustvo predavača. Kada je dvorana blizu, svi su opušteni. Kada je dvorana daleko, sve ovisi o organizaciji. Ako želite da vaši predavači budu fokusirani na publiku i nastup, a ne na prometne gužve i taksije, pobrinite se da ih sigurno i na vrijeme dovezete do dvorane.
Pročitajte i ostala pitanja za organizatore konferencija, koja mi pomažu da se bolje pripremim na nastup.
Ukoliko želite da vam pomognem organizirati kvalitetnu konferenciju ili da vam dovedem kvalitetne predavače, slobodno me kontaktirajte. Rado ću biti gost na vašoj pozornici 🙂