Kada me netko pozove da mu budem predavač na konferenciji, obično od mene prvo dobije listu pitanja koja mi pomažu da se bolje pripremim za predavanje. Ta pitanja prvo izazovu paniku i strah kod organizatora, ali ubrzo shvate da im pitanja mogu pomoći da se i sami kvalitetnije pripreme za organizaciju konferencije.
Zašto mi je bitno znati kako ću putovati do konferencije?
Predavači u većini slučajeva ne žive u istom gradu u kojem se održava konferencija. Zato je logično da očekuju da organizator pokrije sve troškove puta, bilo da dolaze autom (kraće udaljenosti), vlakom, avionom ili nekim drugim prijevoznim sredstvom.
U praksi to obično znači da organizator pronalazi odgovarajuću rutu, komunicira s avio prijevoznicima i usklađuje dolazak s eventualnim prethodnim konferencijama na kojima predavač možda sudjeluje. Rijetko se dogodi da predavač sam kupuje kartu pa je refundira, to je češće slučaj kada dolazi vlastitim automobilom.
Jedno je sigurno: trošak puta ne bi smio ulaziti u naknadu za predavanje. To je zaseban dio brige organizatora.
Prvi dojam počinje na aerodromu
Nije dovoljno samo kupiti avio kartu za predavača. Organizator mora osigurati i prijevoz od kolodvora ili aerodroma do hotela ili dvorane. Doček predavača na aerodromu je prvi pravi kontakt predavača s organizacijom. A znamo da drugu šansu za prvi dojam nemate.
Najbolje je kad predavača dočeka prijatelj ili netko poznat. Ako to nije moguće, neka ga barem dočeka osoba iz organizacijskog tima s natpisom na kojem je prezime predavača. Najgore što možete napraviti jest poslati prljav taksi ili vozača koji odaje dojam da mu je sve teško. Čak i kašnjenje ili nespretna isprika mogu podići “red flag” kod predavača koji se s pravom pita: Ako je ovakav doček, kakva će onda biti sama konferencija?
Tko dočekuje predavača?
Ako organizator ili prijatelj ne mogu biti na aerodromu, te ga osobe moraju dočekati barem kod hotela. Predavač mora vidjeti poznato lice najkasnije kod recepcije. Sve kasnije šalje jasnu poruku: “Nisi nam važan.”
Znam da to nije lako, jer predavači obično stižu dan prije konferencije, kada organizatoru gori na sto strana. Ali zato svaka ozbiljna konferencija treba imati osobu zaduženu samo za predavače. Ta osoba prati komunikaciju tjednima prije konferencije, a ključna joj uloga počinje upravo dolaskom predavača u grad.
Kako doček utječe na reputaciju konferencije
Ta jedna osoba zadužena za predavače više od ikoga oblikuje dojam o konferenciji. O njoj ovisi hoće li predavači preporučiti vašu konferenciju kolegama ili ih upozoriti da ju preskoče. Jer da, dragi organizatori, i mi predavači ocjenjujemo konferencije i to ne samo publiku, tehniku i catering, nego i vas. Mi također imamo svoje omiljene organizatore.
Najbolje konferencije su one s kojih se predavači kući vraćaju zadovoljni i ugodno iznenađeni organizacijom. “Underpromise and overdeliver” je i ovdje ključ uspjeha 🙂
Zaključak
Prijevoz do konferencije nije formalnost, to je prvi pravi kontakt između predavača i organizatora. Ako želite da predavač na pozornicu stane nasmijan, a ne nervozan, pobrinite se da njegovo putovanje od aerodroma do hotela ili dvorane bude jednostavno, ugodno i pažljivo organizirano.
P.S. O prijevozu od hotela do same konferencijske dvorane pričamo u sljedećem pitanju 😉
Pročitajte i ostala pitanja za organizatore konferencija, koja mi pomažu da se bolje pripremim na nastup.
Ukoliko želite da vam pomognem organizirati kvalitetnu konferenciju ili da vam dovedem kvalitetne predavače, slobodno me kontaktirajte. Rado ću biti gost na vašoj pozornici 🙂