Kada me netko pozove da mu budem predavač na konferenciji, obično od mene prvo dobije listu pitanja koja mi pomažu da se bolje pripremim za predavanje. Ta pitanja prvo izazovu paniku i strah kod organizatora, ali ubrzo shvate da im pitanja mogu pomoći da se i sami kvalitetnije pripreme za organizaciju konferencije.
Zašto mi je važno znati kako je organizirana hrana i piće na konferenciji?
Hrana i piće možda ne zvuče kao velika stvar, ali ako su loše organizirani, to će publika i predavači itekako zapamtiti.
Ako konferencija ne nudi organizirani ručak, tada organizator mora planirati pauzu za ručak od barem dva sata, ako ne i više, jer sudionici trebaju pronaći gdje će ručati, naručiti, pojesti i vratiti se natrag. Ako su mnogi po prvi put u tom gradu, to zna biti pravi logistički izazov, a ako se ambijent restorana pokaže kao izvrsno mjesto na kojem mogu i s drugim sudionicima ili predavačima u miru podijeliti dojmove s konferencije, pauza za ručak se može protegnuti i do večere. Jer tko će se nakon par ugodnih razgovora vraćati u zagušljivu dvoranu, bolje je da se vratimo na kraj, na nagradnu igru ili keynote predavanje 🙂
Najbolje je ako ručak možete organizirati unutar prostora konferencije ili u susjednom restoranu koji može brzo i kvalitetno poslužiti veliki broj ljudi. U tom slučaju pauza za ručak može trajati čak i samo sat vremena, možda najviše 90 minuta. Tada ljudi ostaju u ritmu konferencije, ne rasprše se po gradu i lakše se vrate u dvoranu na vrijeme.
Preporuka je da jedno catering mjesto pokriva najviše stotinjak ljudi. Ako imate više stotina sudionika, a samo jedno mjesto s hranom, dobit ćete redove u kojima će ljudi čekati dulje no što traje većina predavanja. Ljudi će pauzu provesti stojeći, a ne jedući, i izgubit će dragocjenu priliku za networking, što je često jednako važan dio konferencije kao i sam program. Ljudi koji su ugrabili mjesto u redu za hranu, ne žele to mjesto prepustiti drugima, osim ako za to nemaju jako dobar razlog.
Pro tip za timove na konferenciji: jedan od vas neka krene prvo na kolače i deserte, prikupi dovoljnu količinu za svih u timu i neka potraži mjesto za stolom koji je dovoljan za čitav tim. Ostatak će tima uzeti nešto više hrane, kako bi i taj dobrovoljac dobio svoj dio ručka. You’ll thank me later 😉
Predavači i ručak – posebna priča
Za predavače je također bitno znati hoće li ručati zajedno s publikom ili u posebnoj prostoriji. Svejedno je, na većini konferencija predavači jedu skupa sa sudionicima, ali predavači moraju znati gdje se trebaju uputiti, pogotovo oni koji još nisu predavali ili oni koji su upravo držali predavanje i još odgovaraju na pitanja, dok svi ostali čekaju u redu.
Oni koji predaju odmah nakon ručka imaju lošu karmu, jer moraju jesti među prvima (ako uopće stignu jesti) i pripremiti se za predavanje dok drugima šećer još raste.
Iskusniji predavači znaju da će nakon ručka publika kljucati glavom i da će trebati dodatnu dozu energije, pa znaju da takva predavanja spašavaju glasniji ton, jači ritam, pokoje pitanje i doza humora. Zato je meni bitno znati koji ću biti po rasporedu, o čemu sam već pisao, a znam da me često organizatori upravo i stave u termin nakon ručka, jer znaju da ću ja moći držati publiku budnom.
Stoga se Miroslav Varga i ja često šalimo da je prava metrika uspjeha konferencije – RAL (Return After Lunch), odnosno postotak ljudi koji se nakon ručka doista i vrate u dvoranu. 😀
Zato, ako je moguće, neka ručak za predavače bude organiziran dovoljno blizu i dovoljno rano da se mogu pripremiti za nastup.
Ako moraju tražiti restoran po nepoznatom gradu, veća je šansa da će preskočiti jelo ili će na predavanje doći gladni i dekoncentrirani.
Logistika i komunikacija su ključ uspjeha
Organizator mora paziti da catering ili restoran može nahraniti sve polaznike u kratkom vremenu, što je veliki izazov. Mnogi će restorani ponuditi jeftine opcije obroka, ali je pravo pitanje – mogu li nahraniti nekoliko desetina ili nekoliko stotina ljudi u kratkom vremenu? Tako nešto mogu samo iskusni i dobro organizirani, što sigurno nisu oni najjeftiniji. “Jeftino” i ovdje znači “skuplje na kraju”.
Dobra praksa je polaznicima podijeliti kupone za ručak, jer se time smanjuje gužva i sprječava “švercanje”. No, ponekad je sasvim dovoljno i to da u prostor za ručak smiju ući samo ljudi koji imaju akreditacije. Ne brinite zbog eventualnog “švercanja”, jer će vam ionako ostati puno hrane.
No, obavezno računajte na to da će se broj polaznika mijenjati do zadnjeg tjedna, jer se kod nas ulaznice za konferencije kupuju u zadnji čas, pa nemojte s cateringom dogovarati broj obroka prerano. Najgore što vam se može desiti jest da na konferenciji ostanete bez hrane, jer niste računali na još 50 ljudi.
Neki organizatori svjesno ne nude obrok na konferenciji, što je njihov izbor, ali mi je drago da su takvi u manjini. Naime, ako su polaznici već platili kotizaciju za konferenciju, često im nije problem da kotizacija bude viša za još 20-30 EUR i da uključuje ručak, nego da se za ručak moraju sami pobrinuti. Također, kotizaciju će platiti firma, kao i dnevnicu, pa će se s konferencije vratiti i sa “zaradom”, a manje će htjeti ići na konferencije na kojima moraju iz svog džepa platiti za ručak. Bez obzira na to što će dobiti dnevnice, naravno. Treba nešto novca ostati i za večernje koktele 😉
Predavačima treba biti osiguran ručak za svaki dan konferencije, pogotovo ako su vaši gosti iz drugih gradova ili zemalja.
To spada u osnovnu brigu o predavačima, baš kao i organizacija smještaja ili prijevoza. Ako ste ih pozvali na dvodnevnu konferenciju i platili im dvodnevni smještaj, onda je red da im osigurate i “dvodnevnu hranu”, zar ne?
Hoteli s vlastitim restoranom često su najbolje rješenje za prehranu, pogotovo ako je to hotel u kojem se održava konferencija, jer takvi restorani znaju kako nahraniti velik broj ljudi u kratkom vremenu, a istovremeno mogu održati kvalitetu i ritam posluživanja.
Sponzore za kavu i piće također je lako pronaći, jer gotovo svaka regija ima lokalnog proizvođača koji će rado podržati konferenciju i time se dodatno promovirati.
Pauze, kava i voda
Nakon najviše dva ili tri predavanja, na svakom tracku treba postojati pauza za kavu. Ne samo zbog kofeina, nego i zato da se ljudi mogu upoznati, prokomentirati teme i malo razbistriti glavu. Ako publika ima pauzu nakon 5 predavanja, više se neće sjećati što se pričao na drugom predavanju ili što su htjeli prokomentirati.
Ako se uz kavu može pojesti i koji kolačić ili zalogaj, time se smanjuje navala na ručak, što cateringu može olakšati posao.
I ne zaboravite da predavači trebaju imati osiguranu vodu u blizini pozornice ili backstagea, kako bi prije izlaska mogli uzeti gutljaj i zadržati glas svježim.
To su opet sitnice koje čine veliku razliku.
Ne zaboravite da su pauze bitan dio konferencije, baš kako bi publika usvojila i podijelila što više znanja. Konferencija nisu laboratorijske vježbe na faksu, koje traju 6 sati u komadu.
Kratke pauze između predavanja pomažu i predavačima da uzmu čašu vode, udahnu i pripreme se za sljedeće izlaganje.
Što treba znati organizator?
- Planirajte ručak u prostoru konferencije ili u neposrednoj blizini.
- Ako to nije moguće, osigurajte pauzu za ručak od najmanje dva sata.
- Catering rasporedite na više mjesta, do 100 osoba po liniji.
- Predavačima osigurajte jelo i prije i poslije predavanja, ovisno o rasporedu.
- Komunicirajte jasno tko ima pravo na ručak (kuponi, oznake na akreditacijama).
- Osigurajte besplatnu vodu i redovite coffee breakove.
- Angažirajte hotel ili restoran koji ima iskustva s velikim grupama.
- Uključite lokalne partnere i sponzore za piće i kavu.
Zaključak
Hrana i piće nisu “detalj”, nego dio iskustva konferencije. Ako su dobro organizirani, ljudi će se vraćati i na sljedeće izdanje.
Ako nisu, onda će i najbolji predavači teško nadglasati glad, nervozu i zvuk trbuha koji kruli u trećem redu. 😀
Pročitajte i ostala pitanja za organizatore konferencija, koja mi pomažu da se bolje pripremim na nastup.
Ukoliko želite da vam pomognem organizirati kvalitetnu konferenciju ili da vam dovedem kvalitetne predavače, slobodno me kontaktirajte. Rado ću biti gost na vašoj pozornici 🙂