Kada me netko pozove da mu budem predavač na konferenciji, obično od mene prvo dobije listu pitanja koja mi pomažu da se bolje pripremim za predavanje. Ta pitanja prvo izazovu paniku i strah kod organizatora, ali ubrzo shvate da im pitanja mogu pomoći da se i sami kvalitetnije pripreme za organizaciju konferencije.
Zašto mi je bitno znati udaljenost od hotela do dvorane?
Predavači vole planirati svoje vrijeme i aktivnosti tijekom konferencije, a za to je ključna informacija gdje se što fizički nalazi. Ako sam prvi put u tom gradu ili u toj dvorani, već unaprijed želim znati kakva je logistika između hotela i konferencijske sale.
Idealno je kad je dvorana u istom hotelu u kojem smo i smješteni. Tada imam mogućnost u miru se presvući u sobi neposredno prije izlaska na pozornicu i ne trebam zasebnu garderobu odmah do bine (o čemu sam već pisao pitanju “Postoji li negdje garderoba?“).
Što kada je dvorana u istom hotelu?
Ovdje ipak postoje nijanse. Ako je riječ o višednevnoj konferenciji, korisno je znati koristi li se isto dizalo za sobe i za ulaz u konferencijsku dvoranu. Nije baš ugodno, a ni profesionalno, kad se u liftu na putu prema konferenciji nađete pokraj gosta u ogrtaču za spa. Još je nezgodnije ako se ispod tog ogrtača skriva netko od predavača. 🙂
Ne govorim o opuštenim situacijama uz bazen ili u wellnessu, gdje su svi svjesni konteksta, već o onim trenucima kada publika očekuje da predavači dolaze na pozornicu uredni i prikladno odjeveni.
Kada je dvorana udaljena od hotela
Ako je smještaj udaljen nekoliko kilometara, organizator tada treba planirati prijevoz, a predavač mora razmišljati i o odjeći koju će nositi dok je u publici ili na putu do dvorane.
Ja osobno nikada ne izlazim na pozornicu u košulji u kojoj sam netom ranije vozio auto. Čak i kad moram u toj istoj košulji sjediti tijekom konferencije, pazim da je ne izgužvam, jer ne volim pred publiku izaći neuredan. Odijevanjem pokazujem poštovanje prema ljudima koji su odlučili izdvojiti svoje vrijeme da me slušaju, a i ja se ugodnije osjećam kada sam zadovoljan odabirom i izgledom svoje odjevne kombinacije.
Što treba znati organizator?
Organizatori koji žele olakšati predavačima trebaju jasno komunicirati:
- nalazi li se dvorana u istom objektu ili izvan njega
- koriste li predavači isti ulaz/dizalo kao i hotelski gosti
- koliko je realno vremena potrebno da se iz hotela stigne u konferencijsku dvoranu
Ove sitnice ponekad znače puno. Predavač koji zna gdje i kako će se kretati lakše će planirati odjeću, nastup i raspored dana. A to u konačnici doprinosi i kvaliteti predavanja i iskustvu publike.
Zaključak
Nije svejedno gdje se dvorana nalazi u odnosu na hotel. Kada je blizu, logistika je jednostavna i predavači se mogu osjećati opuštenije i profesionalnije. Kada je udaljena, predavač i organizator moraju dobro planirati raspored za dan nastupa, uključujući i sva moguća kašnjenja zbog gužvi u prometu i sličnih izazova.
Ako želite da vaši predavači budu fokusirani na sadržaj i publiku, a ne na gužvanje košulja i susrete s gostima u ogrtaču, recite im unaprijed koliko je dvorana udaljena od hotela, te kako ćete se vi pobrinuti za to da im nikakva udaljenost ne predstavlja izazov ili problem.
Pročitajte i ostala pitanja za organizatore konferencija, koja mi pomažu da se bolje pripremim na nastup.
Ukoliko želite da vam pomognem organizirati kvalitetnu konferenciju ili da vam dovedem kvalitetne predavače, slobodno me kontaktirajte. Rado ću biti gost na vašoj pozornici 🙂