Kada me netko pozove da mu budem predavač na konferenciji, obično od mene prvo dobije listu pitanja koja mi pomažu da se bolje pripremim za predavanje. Ta pitanja prvo izazovu paniku i strah kod organizatora, ali ubrzo shvate da im pitanja mogu pomoći da se i sami kvalitetnije pripreme za organizaciju konferencije.
Pitanje o broju i veličini dvorana na konferenciji često je važnije nego što se čini na prvu loptu. Organizatori žele osigurati fleksibilnost i raznolikost sadržaja za publiku, ali to može imati veliki utjecaj na predavače i kvalitetu izlaganja.
Zašto ovo pitam?
Kada pitam u koliko će se dvorana održavati konferencija, zapravo želim znati sljedeće:
- Hoće li se predavanja održavati u jednoj ili više dvorana?
- Hoće li se predavanja u više dvorana održavati istovremeno?
- Trebam li održati više predavanja, svaki put u drugoj dvorani?
- Tko drži predavanje u isto vrijeme kad i ja?
Zašto su mi ove informacije bitne? Često se dogodi da organizatori, kako bi publici ponudili što više mogućnosti, pripreme nekoliko paralelnih predavanja u različitim dvoranama. To omogućuje sudionicima da izaberu predavanja koja ih najviše zanimaju, ali istovremeno može dovesti do kaosa – sudionici se stalno sele između dvorana ili čak zgrada, gubeći fokus s predavanja i neprestano prekidajući tijek konferencije.
Ako predavači unaprijed znaju kako će se odvijati predavanja, mogu se bolje pripremiti. Na primjer, ako će sudionici izlaziti iz dvorane prije kraja predavanja da bi stigli na sljedeće, to može dekoncentrirati predavača i smanjiti kvalitetu izlaganja. S druge strane, oni koji ulaze nekoliko minuta nakon početka predavanja mogu propustiti uvod koji često pruža kontekst za kasniji sadržaj ili punchline na kraju predavanja.
Moj pristup
Kada me organizatori pozovu na konferenciju, uvijek želim znati tko će držati predavanje u isto vrijeme kad i ja. Ne samo zato što postoji strah da će neka predavačka zvijezda privući više ljudi od mene, nego i zato što i sam često želim poslušati kvalitetnog kolegu ili kolegicu. Imam jednog kolegu s kojim se već godinu dana šalim jer u zadnje vrijeme uvijek ispadne da držimo predavanje u isto vrijeme, samo u susjednim dvoranama, pa nikako ne možemo slušati jedan drugoga.
Također, važno mi je znati u kojoj ću dvorani održati moje predavanje. Ako završim na velikoj pozornici pred masom ljudi, moram se pripremiti drugačije nego za manju, intimniju prostoriju. Neki predavači vole velike pozornice, pa se mogu uvrijediti ako ih stavite u malu dvoranu, dok drugi radije odabiru manje dvorane i velika ih pozornica može ustrašiti – sve su to preferencije koje kvalitetan organizator uzima u obzir.
Što ako organizator ne zna koliko će dvorana imati na raspolaganju?
Ako organizator ne može odgovoriti na ovo pitanje, to može značiti da konferencija još nije dovoljno isplanirana, da su tek na početku slaganja programa ili da organizator nije fokusiran na kvalitetu edukacije sudionika. Takve konferencije često više naglašavaju druženje nego samu edukaciju, što nije nužno loše – ali je bitno da i predavači budu svjesni toga. U takvim slučajevima, predavači moraju odlučiti hoće li prihvatiti angažman, uz svijest da publika možda neće biti brojna, što može utjecati i na honorar. Ako me netko zove na konferenciju na kojoj neće biti publike koja treba čuti moju priču, pa stoga niti potencijalnih budućih klijenata, onda organizator treba adekvatno honorirati moj dolazak.
Što rade najkvalitetniji organizatori?
Najbolje konferencije na kojima sudjelujem imaju predavanja u samo jednoj dvorani. Zašto? Zato što žele svim sudionicima pružiti jednaku kvalitetu znanja i omogućiti im da tijekom češćih pauzi komentiraju ono što su čuli. Takav pristup omogućuje kvalitetniju razmjenu znanja i bolju atmosferu.
Naravno, može postojati i dodatna dvorana za radionice, ali ako vam je fokus na učenju, planirajte predavanja u jednoj dvorani. Ako imate raznoliku publiku – primjerice, voditelje i operativce ili developere i marketingaše – možete planirati dva strogo odvojena “tracka” predavanja. Ako vam je pak cilj prvenstveno druženje, planirajte dobre zabave na terasi i u klubu – kome treba dvorana u tom slučaju? 🙂
Pročitajte i ostala pitanja za organizatore konferencija, koja mi pomažu da se bolje pripremim na nastup.
Ukoliko želite da vam pomognem organizirati kvalitetnu konferenciju ili da vam dovedem kvalitetne predavače, slobodno me kontaktirajte. Rado ću biti gost na vašoj pozornici 🙂